In modernen CRM-Systemen wie EspoCRM spielen vier Kerntypen eine zentrale Rolle im Vertriebs- und Beziehungsmanagement: Lead, Contact, Opportunity und Account. Sie bilden die Phasen ab – von der ersten Interessentengewinnung bis zur Pflege von Bestandskunden und dem Abschluss von Geschäften. In diesem Artikel fassen wir diese vier Entitätstypen zusammen und zeigen, wie Sie sie sowohl in EspoCRM als auch mithilfe von CyMaIS bereitstellen und betreiben können.

Die vier Entitätstypen im Überblick

Lead
Ein Lead ist ein unqualifizierter Kontakt – eine Person oder Organisation, die potenziell Interesse zeigt, aber noch nicht geprüft ist. Leads werden typischerweise manuell angelegt, per Web-Formular über die API importiert oder automatisiert durch Workflows erzeugt. Sobald Sie mehr über Bedarf, Budget und Entscheidungsträger wissen, wandeln Sie einen Lead in andere Datensätze um.

Contact
Ein Contact ist eine qualifizierte Person, mit der Sie bereits in direktem Austausch stehen. Contacts enthalten erweiterte Informationen wie Position, Historie von Interaktionen, mehrere Kommunikationskanäle und können in mehreren Accounts Rollen übernehmen (z. B. Einkauf, IT).

Opportunity
Eine Opportunity stellt einen konkreten Verkaufsfall dar – also eine potenzielle oder gewonnene Umsatzchance. Sie durchläuft Phasen wie Prospecting, Qualification, Proposal, Negotiation und Closed Won/Lost. Jede Phase ist mit einer Abschlusswahrscheinlichkeit verknüpft, was die Umsatz-Forecasts anhand von Betrag × Wahrscheinlichkeit ermöglicht.

Account
Ein Account bildet eine Organisation oder Firma ab – z. B. Ihre B2B-Kunden, Partner oder Lieferanten. Unter einem Account bündeln Sie alle zugehörigen Contacts, Opportunities, Cases und weitere Aktivitäten, um auf Unternehmensebene zu berichten und zu analysieren.

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Umgang mit den Typen in EspoCRM

1. Leads anlegen
   • Menü → Leads → Neu
   • Basisdaten wie Name, Firma und Kontaktinformationen ausfüllen.
   • Workflows einsetzen, um automatische Zuweisungsregeln (z. B. Round-Robin) zu definieren.
2. Lead-Konvertierung
   • Lead öffnen → Convert
   • Als Account, Contact und/oder Opportunity anlegen.
   • Der ursprüngliche Lead erhält den Status Converted und bleibt als Historie erhalten.
3. Contacts pflegen
   • Modul Contacts: Rollen, Adressen und Kommunikation verwalten.
   • Verknüpfung mit mehreren Accounts und Opportunities für ganzheitliche Übersicht.
4. Opportunities steuern
   • Modul Opportunities: erwarteten Umsatz und Phasen festlegen.
   • Phasen und Wahrscheinlichkeiten im Entity Manager anpassen.
5. Accounts zentral nutzen
   • Modul Accounts: Unternehmensdaten, Filialen und Projekte verwalten.
   • Aktivitäten, Dokumente und Support-Fälle direkt am Account verknüpfen.

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EspoCRM mit CyMaIS bereitstellen und betreiben

CyMaIS (Cyber Master Infrastructure Solution) ist ein Framework zur automatisierten Bereitstellung und Verwaltung von Infrastruktur, basierend auf Docker, Linux und Ansible. Es bietet über 150 vorgefertigte Rollen für verschiedene Anwendungen und Services.

1. Installation von CyMaIS pkgmgr setup cymais
2. EspoCRM aktivieren
   • In der Solution Hub von CyMaIS finden Sie EspoCRM als fertig konfigurierten Container unter
     espocrm.cymais.cloud.
   • Starten Sie den EspoCRM-Dienst per CLI oder im CyMaIS Central Dashboard über
     cymais.cloud.
3. Konfiguration & Integrationen
   • LDAP/SSO (z. B. Keycloak) über CyMaIS-Rollen für zentrale Benutzerverwaltung.
   • Automatische Backups und Monitoring für hohe Verfügbarkeit und Datensicherheit.
4. Wartung & Updates
   • CyMaIS überwacht Infrastruktur- und Container-Updates.
   • Ein einziger Ansible-Befehl aktualisiert EspoCRM, ganz ohne manuelle Eingriffe.

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EspoCRM-Installation als Service via Kevin Veen-Birkenbach

Wenn Sie EspoCRM lieber als komplett gemanagten Service betreiben möchten, bietet Kevin Veen-Birkenbach über seine Plattform Cyber Master einen Rundum-Service an. Dort erhalten Sie:

• Schnelle Bereitstellung: EspoCRM auf eigener Infrastruktur, einsatzbereit innerhalb weniger Stunden.
• Vollständiges Management: Updates, Backups, Sicherheits-Patches und Monitoring übernimmt das Team.
• Support & Beratung: Persönlicher Ansprechpartner für Konfiguration, Customizing und Troubleshooting.
• Skalierbarkeit: Flexibles Hosting – von kleinen Instanzen für Pilotprojekte bis hin zu Hochverfügbarkeits-Clustern.

So können Sie sich voll auf Ihre Vertriebsprozesse konzentrieren, während die technische Betreuung durch Experten sichergestellt ist.

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Fazit

Die Vierer-Kombi aus Lead, Contact, Opportunity und Account bildet den Kern Ihres Sales- und Kundenmanagements. EspoCRM bietet dafür eine ausgereifte Benutzeroberfläche, Automatisierungen und flexible Anpassungsmöglichkeiten. Mit CyMaIS automatisieren Sie darüber hinaus die komplette Infrastruktur-Bereitstellung und -Wartung, und mit dem Cyber Master Service von Kevin Veen-Birkenbach erhalten Sie ein sorgenfreies Rundum-Paket – so bleibt Ihr CRM-System jederzeit sicher, skalierbar und einsatzbereit.